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    怎樣做好會務工作

    時間:2022-04-05

    會務工作的好壞直接影響召開會議的質量好壞,因此很多企業在要召開大型會議時寧可跟會務公司合作,就是為了能保證有個高質量的會議。其實完全可以自己來籌備召開一個高質量的會議,會務工作其實是個系統工作,各項工作千頭萬緒小多雜,只要能高效有序的做好會務工作,怎樣的會議活動就都能做得好。    第一步、確定會議主題,向領導確認會議召開的內容有哪些,根據內容寫出會議議程,并提交領導審核通過。高效有序的做好會務工作  第二步、向領導確認會議召開的時間地點及參會人員,列出參會人員名單,確定通知人員參會的方式,是只需要群發通知即可,還是需要一個個通知參會人員,根據不同的方式開展相應的工作,如采用要個別通知參會的方式,需記錄下不能參會人員的名單做出備注說明并向領導匯報。    第三步、準備會議資料,一定要向領導確定需要準備的資料內容以及側重點,確定是否需要為領導起草主持詞和講話稿,這是一項很繁雜的辦公室腦力勞動,非常耗費精力,需要付出相當大的心力。    第四步、進行會場布置,很多企業沒有自己的大型會議場地和設備,這也是會選擇合作會務公司的一個因素,不過沒有場地設備是可以租借的,會場布置需要做的事項包括會議座位的安排,座簽的擺放,會議簽到,會議設備音響麥克風電腦設備投影儀等的調試等等,這些細節工作一定要提前布置仔細核對確保萬無一失。    第五步、做好記錄工作,無論會議大小和輕重,都應該留有記錄,包括圖片記錄文字記錄以及視頻記錄。    第六步、做好善后工作,會議召開完畢應整理會場,收好相關記錄以及設備,有始有終才是負責任的行為。    按照上述步驟操作,會務工作就會變得既高效又有序,即便是會務公司,籌備召開一次會議的步驟也是如此,完全不必擔心做不好會務工作而被領導責備了。

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