如何做好大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作

具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：　　1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的真正意圖，即要解決什么問題，達(dá)到什么目的。秘書人員對(duì)收集到的議題要仔細(xì)篩選，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時(shí)還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇。秘書人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì)議上來。　　2、做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。這包括場(chǎng)地費(fèi)、租金費(fèi)、會(huì)議用品費(fèi)、講師培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)及交通費(fèi)等。做會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算既要本著勤儉辦會(huì)、節(jié)約辦會(huì)的原則，盡量降低會(huì)議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。　　3、做好會(huì)議議程、日程的制訂。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容所做的順序排列。會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式將各項(xiàng)議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，讓與會(huì)者一目了然。下面是一個(gè)會(huì)議的日程安排表：2 月 18 日 預(yù)備會(huì)議2 月 19 日 正式會(huì)議2 月 20 日 會(huì)議結(jié)束該日程安排表違反了會(huì)議日程的制定方針，即把與參會(huì)者有關(guān)的需配合的事項(xiàng)以會(huì)務(wù)手冊(cè)的形式準(zhǔn)確無誤地事先告之參會(huì)者，因而它的制訂不能算是成功。在會(huì)議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。可對(duì)上面這個(gè)會(huì)議日程加以完善，就會(huì)形成下面的日程：2 月 18 日下午 13∶00 與會(huì)人員報(bào)到 賓館大廳晚 18∶00 報(bào)到人員統(tǒng)一用餐 聽濤苑2 月 19 日早 8∶30 正式會(huì)議 賓館二樓會(huì)議室午 12∶30 全體人員自助午餐 聽濤苑晚 16∶30 全體參會(huì)人員集體活動(dòng) 三樓多功能廳2 月 20 日早8∶30 會(huì)議總結(jié) 賓館二樓會(huì)議室上午 10∶30 集體合影 賓館大廳修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會(huì)人員做好參會(huì)準(zhǔn)備。　　4、做好與會(huì)人員范圍的確定。要按會(huì)議的規(guī)格檔次及議題內(nèi)容確定參會(huì)人員，不要?jiǎng)虞m請(qǐng)上一堆“名人”，根本不考慮會(huì)議的議題與這些人有無關(guān)系。這樣做除了給會(huì)議主辦方與會(huì)議組織者、服務(wù)人員增加會(huì)務(wù)負(fù)擔(dān)外，什么作用也起不到。　　5、做好會(huì)議通知的發(fā)送。按照確定的參會(huì)人□王文元淺談怎樣做好會(huì)務(wù)工作應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不發(fā)通知。發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，一定要細(xì)致、落實(shí)到位。可以把參加人、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)及注意事項(xiàng)預(yù)先打在一張通知單上，提前按參會(huì)人員范圍通知至相關(guān)單位與個(gè)人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書人員一定要明確具體轉(zhuǎn)達(dá)人員，必要時(shí)要再次通知，以確保每位參會(huì)人員都能按時(shí)與會(huì)。　　6、做好會(huì)議材料的準(zhǔn)備。一般要準(zhǔn)備好兩方面材料：一是做好參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、總結(jié)材料、會(huì)議報(bào)告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會(huì)議文件材料的復(fù)制及分裝工作。秘書人員需要注意的是，在擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告等材料時(shí)一定要打提前量，給領(lǐng)導(dǎo)留出足夠的修改、熟悉及審稿時(shí)間，以免領(lǐng)導(dǎo)倉促上陣，言詞漏洞百出。在復(fù)印分裝會(huì)議材料時(shí)，工作人員要做好分工，避免分工不清，導(dǎo)致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。　　7、做好會(huì)場(chǎng)管理。這主要包括會(huì)場(chǎng)的布置及會(huì)議用品的準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等工作。會(huì)場(chǎng)的布置，包括主席臺(tái)的布置，與會(huì)人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會(huì)場(chǎng)裝飾，具體依會(huì)議性質(zhì)及會(huì)議要求而定。會(huì)場(chǎng)布置以簡(jiǎn)單、大方、熱烈、烘托主題、節(jié)儉為宗旨。會(huì)場(chǎng)用品的準(zhǔn)備一般包括會(huì)議必備用品 （文具用品、桌椅、臺(tái)布、茶具，擴(kuò)音、照明、照相、錄像通訊設(shè)備等） 的準(zhǔn)備及會(huì)議特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性會(huì)議還需準(zhǔn)備特定的會(huì)場(chǎng)用品，如選舉會(huì)議所需的投票箱、選票，表彰會(huì)所需的獎(jiǎng)品及領(lǐng)獎(jiǎng)時(shí)播放的樂曲，展示性會(huì)議所需的幻燈機(jī)、投影儀，談判性會(huì)議需準(zhǔn)備的簽字筆等。這些必備用品及會(huì)議的特殊用品須提前送到會(huì)場(chǎng)，指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：

　　1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的真正意圖，即要解決什么問題，達(dá)到什么目的。秘書人員對(duì)收集到的議題要仔細(xì)篩選，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時(shí)還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇。秘書人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì)議上來。

　　2、做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。這包括場(chǎng)地費(fèi)、租金費(fèi)、會(huì)議用品費(fèi)、講師培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)及交通費(fèi)等。做會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算既要本著勤儉辦會(huì)、節(jié)約辦會(huì)的原則，盡量降低會(huì)議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。

　　3、做好會(huì)議議程、日程的制訂。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容所做的順序排列。會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式將各項(xiàng)議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，讓與會(huì)者一目了然。下面是一個(gè)會(huì)議的日程安排表：2 月 18 日 預(yù)備會(huì)議2 月 19 日 正式會(huì)議2 月 20 日 會(huì)議結(jié)束該日程安排表違反了會(huì)議日程的制定方針，即把與參會(huì)者有關(guān)的需配合的事項(xiàng)以會(huì)務(wù)手冊(cè)的形式準(zhǔn)確無誤地事先告之參會(huì)者，因而它的制訂不能算是成功。在會(huì)議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。可對(duì)上面這個(gè)會(huì)議日程加以完善，就會(huì)形成下面的日程：2 月 18 日下午 13∶00 與會(huì)人員報(bào)到 賓館大廳晚 18∶00 報(bào)到人員統(tǒng)一用餐 聽濤苑2 月 19 日早 8∶30 正式會(huì)議 賓館二樓會(huì)議室午 12∶30 全體人員自助午餐 聽濤苑晚 16∶30 全體參會(huì)人員集體活動(dòng) 三樓多功能廳2 月 20 日早8∶30 會(huì)議總結(jié) 賓館二樓會(huì)議室上午 10∶30 集體合影 賓館大廳修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會(huì)人員做好參會(huì)準(zhǔn)備。

　　4、做好與會(huì)人員范圍的確定。要按會(huì)議的規(guī)格檔次及議題內(nèi)容確定參會(huì)人員，不要?jiǎng)虞m請(qǐng)上一堆“名人”，根本不考慮會(huì)議的議題與這些人有無關(guān)系。這樣做除了給會(huì)議主辦方與會(huì)議組織者、服務(wù)人員增加會(huì)務(wù)負(fù)擔(dān)外，什么作用也起不到。

　　5、做好會(huì)議通知的發(fā)送。按照確定的參會(huì)人□王文元淺談怎樣做好會(huì)務(wù)工作應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不發(fā)通知。發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，一定要細(xì)致、落實(shí)到位。可以把參加人、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)及注意事項(xiàng)預(yù)先打在一張通知單上，提前按參會(huì)人員范圍通知至相關(guān)單位與個(gè)人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書人員一定要明確具體轉(zhuǎn)達(dá)人員，必要時(shí)要再次通知，以確保每位參會(huì)人員都能按時(shí)與會(huì)。

　　6、做好會(huì)議材料的準(zhǔn)備。一般要準(zhǔn)備好兩方面材料：一是做好參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、總結(jié)材料、會(huì)議報(bào)告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會(huì)議文件材料的復(fù)制及分裝工作。秘書人員需要注意的是，在擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告等材料時(shí)一定要打提前量，給領(lǐng)導(dǎo)留出足夠的修改、熟悉及審稿時(shí)間，以免領(lǐng)導(dǎo)倉促上陣，言詞漏洞百出。在復(fù)印分裝會(huì)議材料時(shí)，工作人員要做好分工，避免分工不清，導(dǎo)致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。

　　7、做好會(huì)場(chǎng)管理。這主要包括會(huì)場(chǎng)的布置及會(huì)議用品的準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等工作。會(huì)場(chǎng)的布置，包括主席臺(tái)的布置，與會(huì)人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會(huì)場(chǎng)裝飾，具體依會(huì)議性質(zhì)及會(huì)議要求而定。會(huì)場(chǎng)布置以簡(jiǎn)單、大方、熱烈、烘托主題、節(jié)儉為宗旨。會(huì)場(chǎng)用品的準(zhǔn)備一般包括會(huì)議必備用品 （文具用品、桌椅、臺(tái)布、茶具，擴(kuò)音、照明、照相、錄像通訊設(shè)備等） 的準(zhǔn)備及會(huì)議特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性會(huì)議還需準(zhǔn)備特定的會(huì)場(chǎng)用品，如選舉會(huì)議所需的投票箱、選票，表彰會(huì)所需的獎(jiǎng)品及領(lǐng)獎(jiǎng)時(shí)播放的樂曲，展示性會(huì)議所需的幻燈機(jī)、投影儀，談判性會(huì)議需準(zhǔn)備的簽字筆等。這些必備用品及會(huì)議的特殊用品須提前送到會(huì)場(chǎng)，指定專人負(fù)責(zé)保管。