怎樣組織好會務(wù)工作

【案例】 小A是剛畢業(yè)不久的年輕大學(xué)生，進(jìn)入公司之后，他所處理的很大一部分工作是會議組織事務(wù)，可這也成為他最大的一個煩惱。 由于公司領(lǐng)導(dǎo)眾多，會議也多，時間和場地總是會出現(xiàn)沖突，再加上沒有會議主持人 進(jìn)行管理，總是產(chǎn)生議程混亂，議而不決，冗長低效的情況。領(lǐng)導(dǎo)不止一次地批評了小A，小A也很委屈，學(xué)校里的會哪有這么麻煩，隨便拉到一個教室，兩三句話就講完了，哪里還能考慮到這么多問題。 憂心忡忡的小A來到了李教授的辦公室，就他所遇到的問題進(jìn)行請教。 【解疑】 小A(以下簡稱A):李教授，為什么一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢？ 李教授(以下簡稱李)：呵呵，看似簡單，其實并不簡單，它也是一項龐大的系統(tǒng)工程啊。你所遇到的，其實是我們所說的商務(wù)禮儀的問題。 A:商務(wù)禮儀是什么概念？ 李：商務(wù)禮儀是在商務(wù)活動中體現(xiàn)相互尊重的行為準(zhǔn)則，它是一種行為的準(zhǔn)則，用來約束我們?nèi)粘Ｉ虅?wù)活動的方方面面。它的核心作用是為了體現(xiàn)人與 人之間的相互尊重。我們可以用一種簡單的方式來概括商務(wù)禮儀，它是商務(wù)活動中對人的儀容儀表和言談舉止的普遍要求。儀容儀表是指個人的形象。言談舉止是指每一個人在商務(wù)活動中的職業(yè)表現(xiàn)。 A:那么李教授，從商務(wù)禮儀的角度來看，怎樣才能組織好一場會議呢？ 李：首先你要對會議的性質(zhì)有所了解。 按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會等。內(nèi)部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結(jié)會、表彰會，以及計劃會等等。 A：每次開會前我總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經(jīng)常漏掉一些事項。 李：年輕人毛躁點可以理解。從商務(wù)禮儀的角度，我們將會議分成會議前、會議中、會議后。 在會議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面： WHEN-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進(jìn)行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。 WHERE-地點，是指會議在什么地點進(jìn)行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進(jìn)行。 WHO-人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。 WHAT-會議的議題，就是要討論哪些問題。 OTHERS-會議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。 A：聽您這么一說，我就明白多了，還有一個問題讓我經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)批評，座位怎么排，怎么坐都很有講究，可是我一點也不懂。 李：在中國傳統(tǒng)文化中，十分講究長幼尊卑之分，同樣在商務(wù)禮儀中也會面臨這樣一些需要排定坐次的情況。一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。 如果會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現(xiàn)主次。 在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準(zhǔn)點，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。 還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。 A:還有，在會議進(jìn)行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關(guān)緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。 李：這就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了。 一個有經(jīng)驗的會議主持人應(yīng)該起到以下作用： ?介紹參會人員 ?控制會議進(jìn)程 ?避免跑題或議而不決 ?控制會議時間 當(dāng)然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達(dá)成共識，這就是一個高效會議的訣竅。 A:謝謝李教授，聽完您這番話，我對以后的工作充滿了信心，不會再犯向以前那樣幼稚的錯誤了。 李：呵呵，年輕人犯錯誤，連上帝都會原諒的，我再提醒你幾點。 在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括： ?會談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn)； ?贈送公司的紀(jì)念品； ?參觀，如參觀公司，或廠房等。 ?如果必要，合影留念。 有始有終，才是一個負(fù)責(zé)任的會議組織者。