常用會議組織程序

會議策劃組織 一、 會前準備 1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？ 2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案 3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組 限定每個項目的商議時間。 4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。 5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。 6、根據要討論的問題限定與會人員。 7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。 二、會議期間服務 三、會后工作 1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動 的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。 2、根據會議，對執行進行監督和檢查。會議接待流程23條　會前工作：1、與會議主辦者洽談。2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。4、與會議主辦者確認會議接待方案。5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、 翻譯、通訊及文秘服務。） 　會中工作：9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分 發會議禮品及房間派送水果等會務工作。13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等 安排）。16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。18、協調會議期間的交通工具的安排。19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。會后工作：20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。22、與會議主辦者的費用結算工作。23、歡送代表工作。