成功舉辦會議活動策劃的8個要素 - 成都文化

會議可以用于主要會議以使內容得以深入討論，也可以用于內部活動以就某個新問題的組織立場達成共識，或是確認需要發展與支持的領域。如果組織得好，會議將得以順利進行，最后的結論性討論將比所有其他會議部分都好。但是如果組織不好，就會失敗。

1、在整個會議中最恰當的時候安排會議

通常，第一位主要發言人發言后比較合適。因為這時與會者應當正滿懷希望——現在他們有了個共享知識平臺，而且正受到鼓舞，想在這個問題上發言以占有一席之地。

2、確保這個議程的時間長度合適

如果時間太短，與會者也許才剛開始涉及問題。如果時間太長，與會者也許會覺得進展過于緩慢，時間都浪費掉了。時間要不長也不短，恰到好處!

3、考慮多少人參加最合適

只有在有足夠的人出席，發表代表性意見成為可能時，此會議才會最有效。反之，過多的人參加會議會使議程形式化，許多人也許會覺得他們沒有機會去發表自己的看法。

4、明確會議目標

為每位會議代表在他們的文件袋中準備一份活動清崴指出您希望他們討論什么，將以何種形式匯報既定討論結果。

5、提供必要的設備

應當各有活頁紙、紙夾、拍紙簿、鋼筆，也許還應當各有投影儀(還要記得準備空白幻燈片)或是錄機。

6、安排一位主席或是總結發言人來掌控全程

最好是能預先指定人選。這樣可以節省時間，因為如果與會者并沒有事先對哪位來承擔這個任務達成共識(如果與會者互不相識，任務就更艱巨了)，將浪費許多寶貴的時間。如果您已經知道某人有能力做主席、已經被事先通知、并且同意承擔這項任務，您也可以有把握組織好會議。主席的任務就是要保證討論不脫離正題，能夠達到會議目標的要求。總結發言人的工作是總結討論的結果，按照要求以口述或是書面形式(也許兩種形式都需要)來演示成果。

7、用一些刺激手段來引發討論，例如一小段錄像

用些這類的刺激性手段將幫助與會者打破沉默(他們也許以前互不相識)，縮小討論范圍，激發成員發表各自的觀點。房間布置要保證能夠進行最大規模的討論。成排布置的演講室將不會達到您希望達到的互動效果。以馬蹄型圍坐或是以環型圍坐都會對與會者有所鼓勵，使他們覺得受到了平等的對待。

8、使討論結果有機會得以反饋

全體會議中較傳統的反饋方式是由匯報者發言。然而，如果組織不好，結果將相當乏味。此如說，令人失望的發言人長篇累牘地匯報他們的發現——通常只是他們自己的意見而不是整個工作組的意見。有下列方法可供選擇：——規定與會者將個人想法寫在活頁紙或是系列拍紙簿上，以供檢查（要說明張貼的地點)；——只對有限的問題面向全體進行總結匯報(也許僅就一個話題)；——會后提交包含討論結果的文章，或是可能有會議網站能提供論土來鼓勵與會者，使他們能夠持續討論。