如何開好一場會議？

今天剛組織開完一場大型會議，開會前幾個小時還被領導批評發言稿寫得不好，卻在會后受到了領導的一致表揚，說說我對于開會的一些經驗吧。

很多人以為開會就是把一群人集中在一起討論一件事，但其實大家可能都忽略了開會的意義是為了解決問題的。

那么對于會議組織者來說，要想開好一場會議就不是簡簡單單的發個會議通知把人召集起來，而是應該像電影總導演一樣把控整個會議的前期策劃、過程實施以及會后復盤改進等，正如我們的戴明循環（PDCA）一樣，包含策劃-實施-檢查-改進四個環節。

首先，簡單介紹下什么是PDCA？PDCA循環又叫戴明環，是美國質量管理專家戴明博士提出的，它是全面質量管理所應遵循的科學程序。是任何一項活動有效進行的一種合乎邏輯的工作程序。

PDCA是英語單詞Plan(策劃)、Do(實施)、Check(檢查)和Act(處置)的第一個字母，PDCA循環就是按照這樣的順序進行的。

如何利用PDCA思路開好場會議？一、策劃階段

1.策劃階段的第一步我們需要思考以下三個問題：

開會的目的是什么？

如果不開會，是否有其他解決方式？

會議的預期目標是什么？

開會是一件費時費力的事情，畢竟這需要大多數人停下手上的工作投入進來的，所以非不得已我一般不愿意開會的。而在會議之前，我會反復思考以上說的三個問題，可不可以不開？可不可以合起來開？如果一定要開，那我們的預期目標是什么？

只有思考好了以上問題，我們才能真正開始啟動一場會議的籌備。

2.策劃階段的第二步：做好會前準備

這里用5W1H的思路做準備，也就是什么內容？為什么開？誰來開？什么時間開？在哪里開？怎么開？

明確哪些人要參加，和重要領導確定時間，確定會議地點，明確會議議程，接著就可以發會議通知了。

會議議程一定要詳細，而且每一項議程都是為了會議的目的而服務的。必要時還要準備好會議主持稿、發言稿等，確保會議按照預期目標順利進行。

二、開會階段

開會以前我們一般會提前做好會場布置、座位安排、設備調試、材料打印、人員通知等，明確會議組織者的職責分工，比如誰負責內場的協調、誰負責簽到指引，誰負責外場對接等等，如果會前準備做得足夠充分，那開會階段一般嚴格按照前期策劃的方案執行，就可達成預期的目標。

在會議過程中，會議主持人需緊扣會議主題，把控會議節奏，而會議組織者則需要注意會場的紀律，統籌把握好每一個環節。

在出現突發狀況時，能夠及時有效地應對和處置，確保會議能夠正常進行。

三、復盤和改進階段

會不是開完就完了，所以每次會議結束之后，經理都會帶著我們復盤，從會議的準備到會場的把控，找到本次會議中存在的問題，也為下一次會議的開展提出改進的意見。

而就如今天開會時領導所提示的那樣，會前我們明確了預期目標，那復盤就是一個找差距的過程，只有知道差距，才知道下一次如何做的更好。

公司流傳一句話：大事開小會，小事開大會，但不管大會小會，我們希望你組織的每一場會議都是必要且高效的。

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