高效策劃會議活動的6大要素！ - 成都文化

不論是機關部門還是企業，還是大行業交流學習，開會是必不可少的工作環節。但大家都厭惡冗長、低效率的會。作為會議組織者，對開會的效果和質量負有主要責任。今天，成都會議策劃公司結合自身實踐，聊一聊如何開一場開高效率的會議。

首先，明確目的充分準備

任何會議都有其明確的目的性。比如工作布置會、產品研發討論會、評審會、干部職工大會等等。不宜召開目的性不明確的會。會議主旨較多的會，建議分別召開或者精簡形式。會議所要傳達的、布置的、決定的事項，應該是具備上會條件的，如已經明確的政策、已經決定的任務、已經先征求過意見的材料等。會議目的明確，任務相對集中，且具備條件的會，才可以進入通知召開階段。

其次，發布通知提前告知

會議的通知也有講究。會議通知包括會議目的、事項、人員、時間地點、要求等。一般來說，會議的召開或是根據領導的提議，或工作的需要。因此要結合會議目的梳理出會議事項，再根據會議事項，明確參會人員范圍。同時，根據會議的規格和人數，明確會議的時間、地點及相關要求。將以上要素形成草稿后，經流轉審批傳達到參會人員。會議通知應視會議規模，一般普通小型會議或內部會議，提前3天發出通知即可。大型會議或規格較高的會議，提前1個星期發出通知，如有必要，還要發布會議預通知。對會議需要討論的資料等，也可以隨通知發給參會人員，這樣本來需要會上閱覽資料梳理發言提綱的時間，就放在了會前。開會時，只要大家依次發表意見即可，會議效率自然提高了。

第三，妥善把握會議時間

會議開始后，如何讓會議保持簡短和高效呢？一般我們認為，會議有多個議題的，每個議題討論時間不應超過15分鐘，議題不應超過8個，即總的會議時間不超過2小時為宜。如果是50人以上的大會，會議時間則控制在1個半小時為宜。如果10-30人的日常會議或普通會議，則控制在30-60分鐘為宜。因為超過時間，參會人員的耐心會消耗殆盡，會議將轉入低效狀態。10人以內的會議，因為參會人員較少，除非研究重大事項，一般30分鐘內結束。總結一下，會議時間以10分鐘為基數，人數與會議時間的增長保持在2倍關系即可，如15人的會議，時間控制在40分鐘即可。以上為布置性的會議時間，如意見征求會、討論會等時間可適當延長。

第四，審慎確定參會人員

在參會人員安排上，一般應聽取參會主要領導的意見。如已形成慣例的會議，則按照慣例安排。對個別議題需要特別聽取相關單位或人員意見的，可邀請出席發言。會上有關情況需相關部門或人員知曉以便今后落實的，可通知列席會議。如果邀請了不必要人員參加會議，不但讓對方感覺浪費時間，同時有可能因為他們的發言而使會議主題跑偏。

第五，發揮好主持人的作用

主持人在會議中發揮著指揮員的重要作用。因此，選擇由誰作為會議主持人，也有很多講究。一般來說，會議主持人的級別或權威應該是在參會人員中最高或平齊的，否則，會議的秩序就難以保證，會議目的就很難達到。對有些重要會議，應向主持人提供會議議程及主持詞，以便其更好地組織會議。有些會議是根據領導指示召開的，但領導又沒時間參加，作為主持人，可以以委托授權形式組織會議，借權維護會場權威。只有個別情況，會議的主持人級別較參會人員低，如有黨員領導干部參加的黨小組會議。但按照組織原則，黨員領導干部是以普通黨員身份參會的。

第六，相關人員積極參與

會議目的、會議通知、會議時間、參會人員選定和會議主持人，這些都是影響會議效率和質量的因素。要開好會，不光要主持人發揮應有作用，還需要參會人員會前的充分準備和會上的合理即興發揮，以及會務人員會前的通知準備和會后的記錄印發等工作。參會人員對會議決議仍有異議的，經發言未被采納的，可在會后與會議主持人進一步商討，不能通過離席等方式破壞會場秩序。