成都招商會議活動前的準(zhǔn)備工作有哪些？ - 成都文化

招商會是招商組織向外界介紹、宣傳、推廣，以達(dá)到吸引投資加盟目的的一種商業(yè)性活動。會前準(zhǔn)備的重要性在于，招商會的一切行動都基于此。就像設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)圖，框架和結(jié)構(gòu)先搭好，接下來的事情才會進(jìn)行得更順暢。那么，招商會策劃會前應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備呢？

一、招商會主題確定

“師出有名”，為會議制定一個有創(chuàng)意和吸引度的主題，可以來一場頭腦風(fēng)暴。好的想法往往在交流中產(chǎn)生。會議主題要圍繞著會議的核心內(nèi)容來定，可借鑒社會熱點(diǎn)，結(jié)合參會者的人群特點(diǎn)。

二、招商會場地選擇

會場的整體環(huán)境和氛圍直接影響到會議的整體質(zhì)量。通常情況下，場地的選擇需要考慮幾個因素：

1、會議規(guī)模。場地太大太小都不合適。太大，則顯得會議現(xiàn)場很空曠，缺乏人氣。太小，則會顯得擁擠，影響參會者的體驗(yàn)感。此外，這也是節(jié)省會議成本的做法。

2、地理位置。地理位置的選擇主要參考幾個因素：一是周圍交通是否便利，二是周圍配套是否完善。這主要是為參會者作考慮，位置太偏，周圍食宿不便，則會影響參會者的積極性。

3、場地的服務(wù)質(zhì)量、硬件、軟件設(shè)施效果是否理想。

4、在條件允許的情況之下，一些大型的招商會議可考慮在當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)性場館內(nèi)進(jìn)行。這樣可提升正常會議的吸引力。并且，這些地方往往會有優(yōu)質(zhì)的配套服務(wù)，對保證會議的效果有很大助力。

三、招商會流程制定

流程制定就是搭框架，會議所要展示的內(nèi)容在流程中進(jìn)行合理安排，才會讓會議呈現(xiàn)出最佳的效果。需要注意的是：

1、合理安排各個版塊的順序、時長、內(nèi)容。避免拖沓、空洞、乏味。應(yīng)有主有次。

2、合理制定相關(guān)人員的出場順序和時間，尤其是重要嘉賓的出場順序和時間。一般情況下，重要嘉賓的出場時間要有間隔，不要都安排在同一個時間，讓后面的會議缺少期待感。

3、表演節(jié)目的合理穿插，可以起到調(diào)節(jié)氣氛的重要作用。

四、招商會前期宣傳

宣傳，即告知。提前做好宣傳，可以起到聚集人氣，讓參會者熟知會議相關(guān)信息，做好參會準(zhǔn)備的作用。同時，會議舉辦者可以根據(jù)宣傳的效果反饋，提前對這次會議做一些預(yù)判。

1、宣傳可有多種方式，除了團(tuán)隊(duì)成員通過口傳的方式告知和邀約以外，組織者還可以提前兩到三周，大型會議提前一個月通過媒介來進(jìn)行對外宣傳。比如，制作海報、邀請函、及時通報會議進(jìn)展消息、通報參會的重要嘉賓、解析對未來市場發(fā)展的重要作用等等。

2、宣傳最好是連續(xù)、階段性的。內(nèi)容上層層遞進(jìn)。臨近會議召開時，可以進(jìn)行更為密集的宣傳。

3、企業(yè)或團(tuán)隊(duì)可以申請自己的微信公眾平臺，建立網(wǎng)站等，便于宣傳信息的發(fā)布。

五、招商會應(yīng)急方案

應(yīng)急方案主要是針對一些可能影響招商會順利進(jìn)行的突發(fā)狀況，這非常重要。會前應(yīng)該把不定因素都想好，然后有針對性的制定一些應(yīng)對方案。比如：

1、前期籌備中的突發(fā)狀況。如場地、人員的更換，內(nèi)容的調(diào)整等，應(yīng)做到反應(yīng)及時。

2、硬件設(shè)備的更換應(yīng)急預(yù)案。如果硬件設(shè)備在使用中途有所損壞，應(yīng)該及時更換，以免耽誤會議的正常進(jìn)行。

3、會場突發(fā)事件。會議進(jìn)行中，應(yīng)有專業(yè)的人員來協(xié)調(diào)和解決會場的突發(fā)狀況。無論怎樣，應(yīng)對突發(fā)狀況，首先需要冷靜的分析，才能在最快的時間內(nèi)給出應(yīng)對措施。同時，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，提早準(zhǔn)備。