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準備好筆、紙張、以便在會議中記錄下重要事件，在這之前用鏤空長尾夾夾住資料檔案會避免資料褶皺受損，還不會留下痕跡，也可以提高為會議做準備的效率。
具體而言，會議的組織工作，在其進行前、進行時與進行后又各有不同的要求。凡此種種，均可稱為會務工作。負責會務工作的基層公務員，在其具體工作之中，一定要遵守常規，講究禮儀，細致嚴謹，作好準備。
在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關鍵。它在大體上包括以下四個不同的方面。
1.會議的籌備。
2.通知的擬發。
其一，擬好通知。
其二，及時送達。
3.文件的起草。
4.常規性準備。
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