怎樣做好高端會議接待

會前工作 是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進(jìn)行的前提條件。其主要內(nèi)容如下： 1、會議籌辦方與主辦者洽談。 2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。 3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。 4、會議籌辦方與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。 5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。 6、會議籌辦方確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。 7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。 8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

　　會中工作是會議接待的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是體現(xiàn)一個會議公司接待水平的重要部分。該環(huán)節(jié)服務(wù)內(nèi)容繁多，事情瑣碎，但卻是整個會議接待中亮點最多的部分，與會者對會議公司的服務(wù)水平及態(tài)度將有切身的感受。其主要服務(wù)內(nèi)容如下： 1、接機(jī)，入住酒店安排 2、會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。 3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。 4、會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。 5、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。 6、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。 7、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。 8、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。 9、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。 11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

　　會后工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環(huán)節(jié)缺乏錯誤的理解，任務(wù)現(xiàn)場會議結(jié)束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之后還有一些很重要的工作要進(jìn)行，其主要內(nèi)容如下： 1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。 2、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。 3、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。 4、歡送代表工作，如送機(jī)。