如何進行會議管理？

一段時間以來，著名專家譚小芳老師作為清華大學、北京大學、浙江大學高級總裁班客座教授，經常應邀在全國各地為眾多知名企業作過《會議管理的秘訣》的課程，在譚小芳老師看來，會議管理，看似簡單，但真正把它做好，卻是秘書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業界流行一句話，叫做：“會而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話讀起來瑯瑯上口，簡明扼要，亦有一些企業將之張貼會議室一偶，但是真正將會議管理做好，絕非易事。在實際工作中，要不就是會而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業界。

譚小芳老師認為關于發現問題和解決問題，這是對會議最常見的認識。而，會議一般常犯的毛病在于，一味地發現問題，或者一味地解決同一個問題，會議成為形式，每天的會議都圍繞在有意義沒有實質進展的問題上。因為，個人能力的局限，會議解決問題的優勢在于能集思廣益，或令其他人觸類旁通進而得到或超過原定的目標。
開會要講究會議質量。開會打電話、開會抽煙耳語，開會遲到早退，開會時間過長，會上不說，會后發牢騷等現象，都是會議質量不高，會風不好的典型例子。首先，一般會議召開過程中必須規定三個角色：一是主持人，二是記錄人，三是調度人。這三個角色中，會議主持起到一個主線的作用，其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。調度人，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任，負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣。
此外，企業開會切忌條條框框。有些企業開會，一走進會場就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會者害怕在會場上發表自己的看法，害怕自己的觀點得罪了對方，于是就選擇了沉默。但是等到會議一結束，就會滿腹牢騷。而有些企業的開會氛圍卻剛好相反，與會者各抒己見，滔滔不絕，有時候為了一個問題爭得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，此時由主持人或者調度人決定采用哪個方案，不管接受誰的方案，但是走出會議室，大家還是喜笑顏開，都能夠嚴格去執行會上決定的方案。同樣是開會，前者帶來的是惡性循環，后者帶來的是良性循環，只要形成了良好的會風，那么很多扯皮的問題就會迎刃而解，這就是“會而議，議而決，決而行”。

會議組織者除了通知、組織會議外，還有一個任務就是保證會上決定的工作任務得到全面貫徹。很多企業開會，會上決定的事情很多，但是往往不當場明確工作任務的完成時間，導致會后工作任務遲遲不能完成。所以，支持人在會上在充分討論一個事情后，必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。接著，會議組織者在會議結束后要檢查督辦各項事情的完成情況，只要做好了檢查就一定能達到想要的效果。