會議的控制與管理

召開各種會議，是我們開展日常管理工作的常用手段之一，成功的會議給我們的工作有一定的幫助的。根據一家研究機構對美國200名企業老總進行的調查，他們每天的工作時間中，平均15分鐘用于打電話，32分鐘用于閱讀或抄寫不必要的備忘錄，竟然有72分鐘用于會議。交流信息、制定計劃、解決問題、制定新決策或探討某項工作的得失……問題的關鍵不是開不開會、開多少會，而在于怎樣才能召開高效率、辦實事的會議？但是失敗的會議，不但對工作的開展沒有幫助，而且還要浪費大量的時間。就如何開好會這個問題筆者談一些個人的想法，以供借鑒。

一，會議的主題（目的）;

開會不是聊天，會議前要定下開會的主題（目的）。是討論問題，還是傳達上級指示，還是集中學習，還是形成某個事項的決定，也就是在開會前，在這次會議上要完成什么樣的會議任務，要定下來。沒有目的，沒有主題的會議，哪是聊天了，聊天是沒有目的的，是隨意的。如果將會議開得象聊天一樣，實在是失敗了。當然聊天弄得象開會，也是沒有趣味的。

既然在開會前就定下了本次會議的目的或主題，就要區分這個會議是例會（所謂例會就是計劃好的在某個長期階段內固定時間、地點和既定內容的會議比如分公司的月度工作計劃會，主管干部周會等）、一般會議還是保密會議，若是例會、一般會議，就要在通知開會對象時，一并告知會議內容，并請其做好各種準備，比如帶上需要的資料，或做好發言準備或就某個會上要討論的問題先行思考。當然，若是保密會議，事前不能泄密的會議，（比如宣布某項人事決定或處理某項特別工作）哪就只是告知參會人員會議的時間、地點就行了。筆者本人碰了上好多次，不明就里的會議，來電話告訴時間、地點后，問一聲什么內容，主事人一句“你來就是了”弄得神秘得很，去了才知道，只是個一般的碰頭會。

二，會議的內容；

根據會議的主題，設定會議內容，這是成功召開一次會議的前提之一。具體體現會議的內容的方式就是確定會議議程表。誰是主持人，哪些人參會，什么人發言，需要討論的事項，如何形成會議表決等根據會議主題要進行準備。會議進行多長時間，都要計劃好，不能出現無序的狀況。

‘會’字是一‘人’，下面一個‘云’，‘人’是指參加開會的對象，‘云’在古語中有說話的意思。所以‘會’字的意思就是人在一起說話。如此一來，就要在會議中讓參會的人員發言，有講話的機會，當然不是每個人都要講上幾句，根據會議的內容進行罷了。就算是宣讀一份文件，也要請幾個同志談談心得想法。尤其是討論性的會議，不能一個人一言堂。只有一個領導模樣的人，在上面夸夸其談，下面的人聽明白了沒有，也不知道。

有些內容是不需要用開會的方式來進行的。比如，簡單的統計一些銷量數字，如果主事人不想就這些數字的形成和完成方法展開討論，那么請你就不要興師動眾地叫大家從四面八方趕來。比如，傳達一個簡單的上級來文或制度規定，如果主事人你也不想就此事開展討論學習，只是讀一遍給大家聽聽，也請你不要驚天動地讓大家放下正在進行的手上的工作趕來聽你的照本宣科。

三，會議的成本；

開會也有成本？會議室是公司的房子，閑著也是閑著，茶水是純凈水，公司不收費的，成本何來？你想過沒有，當然作為一個領導人，一個電話打出去，參會的人要從四面八方趕過來，他們要放下手中的正在進行的工作，也許你是在辦公室里坐著等了，可他們要坐公交車倒地鐵車，因為擔心遲到還要打車，這個路費暫且不用算了，因為這一次半個小時或二個小時的會議，他們用在路途上的時間可能是二個小時，甚至六七個小時，也許就為了一次沒有必要的會議，他們放棄了一整天的工作內容。這個成本怎么算？所以，召開會議前，主事人一定清楚你所召開的會議成本。

想清楚上述三個問題，一次會議是否有必要召開，基本就明白了。沒有目的沒有主題的會，不要開。沒有內容解決不了問題的會，不要開。會議的重要性小于開會成本時，不要開。

我們參加很多會議，也看到過電視新聞中的會議，在會議結束時，主持人的發言中最后總有這樣一句話：這次會議是一次成功的會議。

我是一個頻繁組織并頻繁參加會議的人，有幾點體會與大家共議：

1。會議太多的公司，基本上可以斷定內部溝通不暢通。

2。例會多半無太大的意義。（所謂例會就是例行公事，例行公事的行為很難產生生產力，這種會議如頻率太大，效果會更差）

3。專題會議應受到重視（所謂專題會議就是針對某一重要問題，而進行相關人員參加的會議，這樣的會議比較容易做到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有效。”）

4。會前準備工作比會議本身更重要。（會議的致命傷就是與會者不知道會議主題是什么）

5。會議的主持人這個角色很關鍵。

6。一言堂的會議將失去會議的作用。

7。不能對所有的會議都期盼收到良好的效果。

會議的控制與管理主要是:

會前準備

時間分配

過程控制

會議紀要

行動措施的追蹤