活動策劃執(zhí)行崗位職責(zé) - 成都活動策劃公司

　　一、對甲方層面

　　1.達成合作意向，簽訂《推廣合作協(xié)議》。

　　2.積極跟進合同在甲方公司各層級的審批。

　　3.跟進合同在自己公司各層級的審批。

　　4.積極跟進合同的首付款到賬。

　　二、策劃層面

　　5.根據(jù)甲方意圖，結(jié)合自身優(yōu)勢，選定時間、地點、形式、規(guī)模、參與人物等，與甲方反復(fù)協(xié)商并最終確認。

　　6.時間：根據(jù)甲方推廣節(jié)點，及主要人物檔期，選擇日期時間。時長3小時左右的活動，最佳時間為星期四晚上，次選為星期六下午。時長1天的活動宜雙休日，商務(wù)型活動宜星期六，家庭型活動宜星期天。

　　7.地點：高端商務(wù)型活動宜選五星級酒店或高級會所。如突顯藝術(shù)品位，亦可選設(shè)計型藝術(shù)酒店、畫廊、酒吧等。如無特殊要求，不建議戶外活動，天氣因素影響太大。可考慮半戶外場地，如連廊、灰空間等，需備室內(nèi)B方案。

　　8.規(guī)模：結(jié)合甲方需求，品牌推廣類最大規(guī)模可數(shù)千人的體育館演唱會等形式，一般的品牌推廣活動200-500人為宜。產(chǎn)品推廣類不宜超過100人，高端產(chǎn)品推廣類不宜超過50人。

　　9.形式：以品牌推廣為目標的話，可以單向傳播為主的形式，以舞臺部分為主，由甲方委派的人員進行宣講、演示等，亦可增加論壇環(huán)節(jié)，邀請與甲方品牌相關(guān)人員，如學(xué)者、媒體人、客戶代表等進行談話。當(dāng)然也可增加藝術(shù)表演環(huán)節(jié)，讓觀眾感受甲方品牌所倡導(dǎo)的審美及生活方式。以產(chǎn)品推廣為目標的話，則要注重與來賓(意向客戶)的互動交流，宴會、酒會等形式較佳。更多讓工作人員一對一與意向客戶交流溝通，以實現(xiàn)銷售。

　　三、客戶層面

　　10.宜提前2-4周邀約客戶，通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報等形式最大廣度和深度的邀約。

　　11.活動前1周確認來賓初步名單，再次聯(lián)系客戶確認來否。

　　12.活動前3天確認來賓名單，再次聯(lián)系客戶確認來否。

　　13.活動前1天確認最終名單，再次聯(lián)系客戶確認來否。

　　14.活動當(dāng)天向來賓發(fā)送溫馨提示短信，提醒活動的時間、地點、流程、天氣、著裝要求等。

　　四、執(zhí)行層面

　　15.場地確認：盡最早時間確認場地，簽訂場地租賃協(xié)議。

　　16.桌型：大紅星、小紅星、大西式長條桌(30人左右)、小西式長條桌(6人左右)、課桌式、劇院式、U字型、回字形等，確保桌椅數(shù)量、質(zhì)量(樣式、材質(zhì)、包裝等)符合要求。

　　17.舞臺：確認舞臺尺寸和高度、地面材質(zhì)，活動前1天完成搭建。

　　18.舞臺背景：確認LED屏幕或噴繪背景板，確認設(shè)計稿，活動前1天完成制作和安裝。

　　19.音響設(shè)備：確認音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持、鵝頸、頭戴各需幾個)、話筒架、電腦等設(shè)備，活動前5小時到位，活動前2小時調(diào)試完畢。

　　20.燈光設(shè)備：確認燈控臺、燈光架、各種燈的數(shù)量、電源及電線等設(shè)備，活動前5小時到位，活動前2小時調(diào)試完畢。

　　21.后臺：預(yù)備演員換裝、化妝、候場的空間。原則是方便上下場，不能讓演員穿過觀眾上場，即上場前不能讓觀眾看見。大型演出還有升降臺什么的。

　　22.貴賓休息廳：如必要需準備，考慮貴賓動線，服務(wù)人員、茶水點心、鮮花等布置。

　　23.場地外部布置：確認簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設(shè)計、制作、安裝，活動前1天完成。

　　24.車輛：確認貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導(dǎo)等問題。

　　25.演員：事先反復(fù)確認演員。活動前1小時全部演員到位，活動前半小時全部化妝造型完畢。大型演出需提前走臺彩排。

　　26.禮儀迎賓：活動前2小時到位，活動前1小時造型完畢、就位。

　　27.流程控制：事先制作并分發(fā)相關(guān)人員Rundown(執(zhí)行臺本)，模板如下：

　　28.舞臺監(jiān)督：務(wù)必安排專人，熟悉甲方領(lǐng)導(dǎo)、演員的人擔(dān)任舞臺監(jiān)督。可以把舞臺監(jiān)督理解為“催場”之類的崗位，總之是確保舞臺上的事按臺本進行，而不是主持人報了節(jié)目后演員還沒到。

　　29.控臺：每場活動必須有一個“總控”人員，總控是這場活動的“總指揮”。總控不要滿場亂跑，要定位在所有人能找到你的地方。在活動正式開始前，甲方的總控站位在迎賓位置，畢竟客戶是活動最重要的部分。活動開始后，總控的位置在控臺。確保音樂和燈光按照計劃進行。這是最重要的。

　　30.費用的分發(fā)：事先把演員、媒體的費用現(xiàn)金準備好用信封一個個裝好寫好名字，活動開始前把信封給演員。因為活動開始后，根本沒空了。當(dāng)然也可事后以微信支付寶等方式。

　　五、物料方面

　　31.提前1-2周設(shè)計主題視覺畫面，按不同載體尺寸做好設(shè)計稿，包括但不限于主背景板、簽到背景板、指示牌、簽到冊、展板、海報、橫幅、紙拎袋、席簽、抽獎箱、抽獎券、邀請函等。

　　32.活動前1-3天完成所有物料制作、安裝到位。

　　33.獎品、伴手禮：提前3-7天完成選擇和采購，活動前2-5小時就位。

　　34.食品酒水：提前3-7天完成菜單選定，不論是使用酒店的還是外送茶歇，對餐單內(nèi)容、品質(zhì)都需嚴格把關(guān)。活動前1-2小時就位。

　　35.餐具茶具：如自行準備，需以下包括但不限于：Buffet臺(自助餐/茶歇臺)、咖啡機或咖啡壺、保溫容器(用于熱食)、大餐盤(用于冷餐或干點)、茶水壺、冷水壺、食品夾、分食小餐盤、杯子、刀叉筷子水果叉、紙巾、牙線、垃圾桶等。

　　36.提供餐食或茶歇務(wù)必安排至少1人專人服務(wù)，保持餐臺整潔，協(xié)助客戶拿取食物。

　　六、宣傳推廣方面

　　37.事先選定媒體名單，提前邀請好媒體記者，做好簽到表。

　　38.事先寫好新聞通稿，媒體簽到時分發(fā)。

　　39.活動結(jié)束當(dāng)天或第二天收集各媒體發(fā)布的圖文、視頻報道。

　　40.寫好活動總結(jié)。催收活動尾款。