小型會議計劃的預(yù)防措施是什么？ - 成都活動策劃公司

無論是大型會議還是中小型會議，對于活動策劃人員來說都不可忽視。我們必須盡力解決可能出現(xiàn)的問題。在策劃中小型活動時，一般應(yīng)該注意哪些問題？

1、 現(xiàn)在，在圓桌會議上展示客人姓名標(biāo)簽更受歡迎，因為這樣客人就不分主次，但如果會場內(nèi)沒有圓桌會議室怎么辦？那我們就得選長型。長型會議桌必須根據(jù)客人的身份和優(yōu)先順序安排。在這方面，用更多的心是非常重要的。一般來說，會議主持人應(yīng)該坐在右前方，嘉賓的主角應(yīng)該坐在對面，等等。當(dāng)然，也可以靈活掌握，但必須有利于來賓的發(fā)言，改善會議氣氛。

2、 投影屏應(yīng)盡量不遮擋會議室的會議主題屏或會旗。擴(kuò)聲設(shè)備應(yīng)在會議開始前一小時進(jìn)行調(diào)試。

3、 花果的布置一定要明亮，水果一定要新鮮美觀，都是為了給沉悶的會議室增添一點光線。當(dāng)所有這些準(zhǔn)備就緒時，可能會有客人提前到達(dá)。這時，一定要做好接待工作，不要讓客人覺得冷，并給每位與會者發(fā)一份會議材料，包括會議紙袋、筆記本和筆。然后，當(dāng)客人陸續(xù)到達(dá)時，歡迎他們進(jìn)入房間，并命令場館服務(wù)人員倒茶。

會議管理：會議管理看似簡單，但實質(zhì)上，要想做好，就必須放棄一些艱苦的努力。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)會議的質(zhì)量。會議中手機(jī)響個不停，抽煙低語，遲到早退，不能談主題，不能在會上發(fā)言，會后抱怨，都是會議質(zhì)量差、會議作風(fēng)差的典型例子。

會議管理應(yīng)注意以下幾點：

1、 召開會議應(yīng)事先明確三個角色：會議主持人、會議日程安排和會議紀(jì)要主持人。他們的職責(zé)是宣布會議開始，提出會議議題，掌握會議時間，落實會議制度，總結(jié)會議內(nèi)容，跟蹤會議結(jié)果。會議日程安排對于把握整個會議主題，防止其脫離主題具有重要作用。一般由最高級別的與會者主持，負(fù)責(zé)控制會場秩序，緊跟主題，指***言人，總結(jié)會議的優(yōu)缺點。會議紀(jì)要，詳細(xì)記錄會議要點和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會議紀(jì)要，以便會后做出客觀的會議評價。發(fā)揮支持作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會議要點，發(fā)布會議紀(jì)要，最終確定執(zhí)行人和完成時間。

2、 制定會議紀(jì)律，嚴(yán)格遵守分發(fā)給大家的會議材料中的“會議紀(jì)要”。例如，在進(jìn)入會場前將手機(jī)設(shè)置為震動或關(guān)機(jī)，參與者進(jìn)入會場前也應(yīng)提醒。

3、 主持人和調(diào)度員采用多種方式，使會議貼近主題，改善會議氣氛，使大家敢于發(fā)言、參與發(fā)言，達(dá)到預(yù)期效果。每個人的沉默對會議本身不是一件好事。只有讓與會的每一個人圍繞這個話題說出自己真正想說的話，才能把真正有價值的東西達(dá)到會議的最高境界。

會議跟蹤：會議組織者除通知和組織會議外，還必須確保會議確定的會議目標(biāo)和任務(wù)得到充分落實。與會人員在會議上充分討論事項后，必須立即確定事項負(fù)責(zé)人、協(xié)調(diào)部門和完成時間。最后，會議跟蹤監(jiān)督工作不容忽視。只有監(jiān)督完成了會議的事項，會議才能真正結(jié)束。我們需要提醒大家，無論是會議籌備還是會議管理，甚至是最后的會議跟蹤，以上都是會議成功的重要一步，都應(yīng)慎重對待。