打造一份成功的活動策劃只需八個步驟 - 活動策劃 - 紅星成都活動公司

時間：2020-05-18

我們在給客戶做活動策劃之前，一般會對客戶的企業(yè)形象，企業(yè)的現(xiàn)狀進行分析了解，并進行診斷，最終再給出項目整體方案，那我們在和客戶溝通公關(guān)活動時應(yīng)該是什么樣的操作流程呢？
一、了解活動基本信息
二、場地推薦指數(shù)
三、確認活動主題
四、借助媒體傳播
五、活動創(chuàng)意點
六、活動流程策劃
七、活動預(yù)算統(tǒng)計
八、活動應(yīng)急預(yù)案

經(jīng)常會有很多客戶跑上來就問我要做一場公關(guān)活動，給我出一份活動方案。然并卵，很多活動信息并沒有給到我們，所以在辦活動前期請一定要清楚這幾個問題。
舉辦公關(guān)活動的目的是什么？推廣品牌知名度還是產(chǎn)品的推介會？
什么時候舉辦這場活動？
要在一天中的那個時間段舉辦活動？上午的10點以后還是下午的2點以后？
參與的對象是誰？客戶還是媒體記者？
想在什么類型的場地舉辦？高端大氣上檔次還是低調(diào)奢侈有內(nèi)涵？
活動的預(yù)算大概是多少？

了解活動基本信息
當以上信息全部落實清楚之后，然后需要客戶把這些信息給到我們，然后我們根據(jù)這些信息去做相對應(yīng)的策劃方案，拿到手的活動基本信息越充足，那么制作出來的方案就會越貼近客戶的需求。
場地推薦指數(shù)

根據(jù)客戶的活動基本信息再去尋找場地，例如一般發(fā)布會都會選擇在五星級酒店舉辦，那我們就推薦五星級酒店，會議廳的面積、會議廳的居高、會議室的容納人數(shù)、燈下高度都需要我們知道的一清二楚，在找場地的同時一定要多準備幾家，甚至用推薦指數(shù)來標明哪家五星級酒店的服務(wù)最高，曾經(jīng)舉辦過什么類型的活動，最后找到最匹配此次活動的場地方。
確認活動主題

活動主題是針對活動內(nèi)容本身的高度概括，它對整體活動的本身起到一個很重要的引導(dǎo)作用，能讓參與的嘉賓，也就是參會對象對這次活動理解的程度，如果連參會對象都不知道你的活動主題想表達什么？那說明這次活動肯定是失敗的，所以一個好的活動主題對公關(guān)活動的成敗至關(guān)重要，好的活動主題能易于傳播，讓活動效果最大化。
要確認活動的主題首先得提煉活動的賣點是什么？然后根據(jù)活動的目標和參會對象進行優(yōu)化，總之活動主題一定要突出本次活動的特色（亮點）所在。
借助媒體傳播

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，各種類型的活動都希望借助傳媒、新媒以及網(wǎng)紅、KOL等名人資源來宣傳公關(guān)活動，有時候從舉辦活動本身來說線上帶來的效果往往比線下還要好，因為現(xiàn)在智能手機在國內(nèi)已經(jīng)很普及，很多用戶都是從網(wǎng)上獲取信息和查閱自己喜歡看的內(nèi)容。
所以就有了現(xiàn)在的數(shù)字化活動，一場公關(guān)活動肯定是需要借助媒體來傳播的，首先得確認邀請哪些媒體、名人到現(xiàn)場參加，哪些媒體只需要線上發(fā)通稿即可。然后是否需要現(xiàn)場直播互動以及網(wǎng)紅直播。目前這些玩法在很多活動中都能看到。甚至活動預(yù)算充足的話可以投放一些微信大號。
活動創(chuàng)意點

創(chuàng)意是公關(guān)活動整體的紐帶，是讓品牌和消費者能形成相互了解的一個橋梁，對于一個品牌來說，一場公關(guān)活動如果沒有好的創(chuàng)意點，那么也就沒有新聞話題和亮點；小策把公關(guān)活動的創(chuàng)意點大致可以分為3種；
1）策略創(chuàng)意：一般大型公司都會有自己的全年公關(guān)策略計劃，公關(guān)活動只是其中的一小塊，在想公關(guān)活動Idea的時候必須要圍繞著品牌全年的的公關(guān)策略來進行，然后再進行整體性的創(chuàng)意思路。
2）形式創(chuàng)意：形式創(chuàng)意包括“發(fā)布會、項目路演、會議論壇、活動贊助、事件營銷等”等等。
3）執(zhí)行創(chuàng)意：執(zhí)行創(chuàng)意是比較關(guān)鍵的一步，包括針對活動現(xiàn)場的空間展示、舞美設(shè)計以及平面設(shè)計、活動環(huán)節(jié)亮點、互動視頻的制作、高科技的呈現(xiàn)，例如最近比較流行的AR、VR技術(shù)就可以融入到活動現(xiàn)場中去。
讓參會對象參加完活動知道這是怎么樣的一個品牌，對活動現(xiàn)場的亮點有深刻的影響，并形成口碑上的傳播。

活動創(chuàng)意其實最后拼的是活動執(zhí)行力和細節(jié)。很多活動公司做創(chuàng)意提案是想象很完美，現(xiàn)場執(zhí)行卻大相徑庭。“創(chuàng)意很豐滿、執(zhí)行很骨干”。效果圖，創(chuàng)意提案，都很漂亮，能不能兌現(xiàn)再說。
行業(yè)所需，任何一個道具，展示細節(jié)都要很有質(zhì)感和精美，在現(xiàn)場客戶往往在很細的地方，挑剔你，你就很被動。活動創(chuàng)意環(huán)節(jié)如果執(zhí)行不當，那么后果就可想而知了。
活動流程策劃
當公關(guān)活動需要的物料全部設(shè)計并制作完畢，接下來在活動舉辦前期就要完成現(xiàn)場的搭建工作以及其他區(qū)域的布置，包括活動開始前的彩排和現(xiàn)場檢查工作，當一切工作就緒之后，活動將正式開始，那么一般公關(guān)活動現(xiàn)場流程分為以下幾點：
1）嘉賓簽到入場
2）主持人開場白
3）領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言致辭
4）產(chǎn)品的發(fā)布及演講
5）啟動儀式
6）嘉賓合影
7）晚宴以及表演節(jié)目
活動預(yù)算統(tǒng)計

舉辦一場公關(guān)活動，首先要知道活動的預(yù)算以及總體的預(yù)算費用，一般來說，活動預(yù)算要么由主辦方提前告訴活動公司，活動公司根據(jù)主辦方的預(yù)算來進行活動的策劃和預(yù)估可執(zhí)行性和可操作性，還有一種情況就是主辦方給不出活動預(yù)算，需要活動公司自行報價。

不管主辦方是否有給出實際的預(yù)算，我們都需要給出一份詳細的活動報價清單；里面包括嘉賓邀請函、住宿、交通費、場地租金、現(xiàn)場布置費用、食品、飲料、裝飾、舞臺布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關(guān)費用、媒體、演藝人員費用各種雜費等。而且預(yù)算清單一定要一目了解，客戶能看懂。
活動應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案一般只會在大型的公關(guān)活動當中出現(xiàn)，參會人數(shù)達到1000人以上，百人規(guī)模的活動基本沒出現(xiàn)事故，反之千人以上的活動經(jīng)常會出現(xiàn)，例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動現(xiàn)場打架事件等等，從活動公司專業(yè)角度來說，無論活動規(guī)模的大小都需要出一份應(yīng)急預(yù)算并且要完整的執(zhí)行下去。
1）活動預(yù)警：在活動舉辦的前三天查看當天的天氣預(yù)報情況，根據(jù)實際的情況，對室外的活動進行適當?shù)恼{(diào)整或延期，如果是內(nèi)場活動，可以在活動前一天給到會的嘉賓發(fā)天氣情況的訊息。
2）場地消防：與場地方一起檢查場地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導(dǎo)人群出入口。
3）醫(yī)療預(yù)案：在活動現(xiàn)場準備醫(yī)療箱，準備一些常規(guī)的藥品和創(chuàng)可貼以及紗布等等。
做活動就是要做到防患于未然，作為活動的負責(zé)人一定要想到一切可能發(fā)生的點，不能等到發(fā)生才會后悔莫及，因為做活動不是拍電影，沒有補救的余地，所以多看多做多想就對了。
再說一句抱歉，本文布局太大，必須多篇圖文完成這個話題。