如何安排大型會議的會場規劃？什么需要注意？ - 成都活動策劃公司

原題：大型會議活動策劃場地如何安排？什么需要注意？

活動策劃公司在安排會議空間時，必須與會議主題相適應，以免偏離會議主題。無論是音樂風格的選擇，還是餐桌的類型，都必須有明確的要求。今天，讓我們分享一下如何安排大型會議活動的場地？我們應該注意什么？

安排中最重要的是要切中要害，要符合會議的主題。在安排會場時，你不能想任何事，也不能做任何事，更別說去天上了。相反，你應該根據組織者的要求、會議的性質等方面進行安排，以突出會議的目的和宗旨。比如，如果要舉行度假型的會議可以在游艇上舉行，整個會議場地的風格可以設置得非常個性化和輕松。這是會議公司在策劃時應該提前做好的。

雖然與會人員不會對會場的布局有任何特別的偏好，但在進入會場的那一刻，他們心里會有一種非常直觀的心理感受，所以我們最好讓會場干凈有序，這樣才能體現會議的規律性。

會議組織者通常關心會議的效果。老實說，如果他們想選擇回到繁忙的會議場地和舒適的會議環境，大多數人都會選擇舒適的會議環境。此外，他們更關心會議公司在設立會場時需要使用的費用。最好能以最經濟的方式實現他們的想法，所以在安排會議空間時盡量簡單。

如果是內部活動，參與者可以在現場工作，所以開放時間非常靈活。但是，如果他們都在9點鐘去上班，他們不適合在10點鐘開始活動。因為他們可能收發電子郵件、回電話或處理其他緊急情況。如果有人要趕去開會，不宜過早開始。因為如果他們在交通高峰期，他們將不得不承擔更高的通行費，或者在路上浪費很多時間。然后做出一個折衷的安排，從11:00開始，12:30吃午飯，1:30到3:00開會。

如果下午舉辦活動是個不錯的選擇，你可以選擇午餐開始活動，這樣大多數參與者可以在活動開始時準時到達。這樣做的缺點是，很難準確預測準時參加午餐會的人數，所以吃多少也是個問題。

是否取消晚間活動值得市場研究。這樣，我們可以看到，有多少潛在的會議代表認為，這樣一個半天的晚上會議是完全可以接受的。例如，忙碌的專業人士可能會發現提前參加活動是可能的。注意不要忽視有家庭責任的人，比如那些需要帶孩子回家的人。同時，晚上更容易找到合適、實惠的地方——比如大學或學院的教室也是空的，晚上有很多地方可以停車。同樣，安排一些點心也是合理的，因為有人會直接從工作場所來參加活動。

特別是，有些人可能要旅行幾個小時才能參加半天的活動或從那里返回。如果他們不能達到預期的結果，他們會非常不高興。這意味著您必須清楚地描述您的目標受眾、您的合作伙伴組織、活動的預期效果等。你可以參考本書中關于組織大型會議專題討論的詳細建議，調整活動的基本思路、效果和時間。

有時它值兩三個半天的活動。你可以在同一天的不同時間，在一周的不同時間，或在不同的地點舉行活動。這樣，潛在的與會者可以選擇他們想要的任何東西。但這樣的活動往往沒有主題演講——很少有人愿意重復同一個演講幾次。但是，宣傳活動是不同的。主辦方會發現，重復的活動會吸引更多的目標觀眾。

當然，理想情況下，您希望代表們在會議開始時到達，因此您應該在會議開始時安排一些看起來非常重要的事情。然而，即使是短期活動，代表也常常遲到。所以最好在正式開始后15分鐘安排最重要的活動。這樣，我們可能都在這里，不會錯過重要的事情。